CẨM NANG TUÂN THỦ PHÁP LUẬT BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

NHỮNG ĐIỂM DOANH NGHIỆP CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý TỪ 01/01/2026

Trong kỷ nguyên kinh tế số, dữ liệu cá nhân (DLCN) không chỉ là tài sản chiến lược mà còn gắn liền với trách nhiệm pháp lý trọng yếu của doanh nghiệp. Việc Quốc hội thông qua Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Chính phủ ban hành Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết đã xác lập một khung khổ pháp lý nghiêm ngặt, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyển đổi từ tư duy “đối phó” sang “tuân thủ chủ động” để tránh các chế tài tài xử phạt nghiệm trọng.

Dưới đây là lộ trình thực thi tuân thủ mà mọi tổ chức xử lý DLCN cần thực hiện:

1. Rà soát, phân loại và lập bản đồ luồng dữ liệu (Data Mapping)

Bước tiên quyết trong quy trình tuân thủ là định danh chính xác các loại DLCN mà doanh nghiệp đang xử lý. Doanh nghiệp cần phân tách rạch ròi giữa:

• Dữ liệu cá nhân cơ bản: Bao gồm họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, mối quan hệ gia đình…
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Đặc biệt lưu ý các loại dữ liệu mới được bổ sung như “lịch sử hoạt động trên không gian mạng”, thông tin tài khoản ngân hàng, dữ liệu sinh trắc học và vị trí địa lý. Việc xử lý nhóm dữ liệu này đòi hỏi các biện pháp bảo mật nâng cao và quy trình đánh giá tác động khắt khe hơn .

2. Chuẩn hóa cơ chế xác lập sự đồng ý (Consent Management)

Pháp luật hiện hành lấy “Sự đồng ý” làm căn cứ pháp lý trung tâm. Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình thu thập để đảm bảo:

• Tính tự nguyện và minh bạch: Sự đồng ý phải dựa trên sự hiểu biết đầy đủ về mục đích, phạm vi và tổ chức xử lý dữ liệu.
• Hình thức kiểm chứng được: Sự đồng ý phải thể hiện qua hành động tích cực (như đánh dấu vào ô đồng ý, xác nhận qua tin nhắn, email) và phải có định dạng lưu trữ để chứng minh khi có thanh tra.
• Cấm mặc định đồng ý: Tuyệt đối không sử dụng các thiết lập mặc định (pre-ticked boxes) hoặc cơ chế im lặng là đồng ý.

3. Kiện toàn nhân sự và bộ phận chuyên trách (DPO/DPD)

Một trong những nghĩa vụ bắt buộc là bổ nhiệm nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO) hoặc bộ phận bảo vệ dữ liệu (DPD). Theo quy định mới:

• Tiêu chuẩn nhân sự: DPO phải có trình độ từ cao đẳng trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực pháp chế, CNTT hoặc an ninh mạng.
• Trách nhiệm: DPO chịu trách nhiệm tư vấn tuân thủ, giám sát việc lập Hồ sơ đánh giá tác động và làm đầu mối phối hợp với cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Lưu ý: Doanh nghiệp nhỏ và startup được miễn trừ nghĩa vụ này trong 05 năm đầu, trừ khi họ xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc quy mô lớn .

4. Thiết lập Hồ sơ đánh giá tác động (DPIA và TIA)

Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và lưu trữ các bộ hồ sơ đánh giá tác động để phục vụ công tác giám sát của Bộ Công an:

• Hồ sơ DPIA (Mẫu số 10): Đánh giá các rủi ro trong quy trình xử lý nội bộ. Phải nộp cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong vòng 60 ngày kể từ khi bắt đầu xử lý .
• Hồ sơ TIA (Mẫu số 09): Bắt buộc khi chuyển DLCN của công dân Việt Nam ra nước ngoài (bao gồm cả việc lưu trữ trên các nền tảng Cloud quốc tế như AWS, Salesforce) .
• Cập nhật hồ sơ: Hồ sơ phải được cập nhật định kỳ 06 tháng một lần hoặc cập nhật ngay khi có sự thay đổi lớn về tổ chức hoặc quy trình xử lý .

5. Triển khai các biện pháp bảo mật kỹ thuật và vận hành

Bên cạnh pháp lý, doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh dữ liệu:

• Mã hóa và khử nhận dạng: Áp dụng mã hóa đối với dữ liệu nhạy cảm và thực hiện khử nhận dạng dữ liệu khi không cần thiết phải duy trì định danh trực tiếp.
• Kiểm soát truy cập: Thiết lập cơ chế phân quyền (RBAC) và xác thực đa yếu tố (MFA) cho các hệ thống xử lý dữ liệu quy mô lớn.
• Quản trị dữ liệu nhân sự: Doanh nghiệp phải xóa/hủy dữ liệu của ứng viên không trúng tuyển và xóa dữ liệu người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật định.

6. Xây dựng quy trình ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu

Khi xảy ra hành vi vi phạm (mất, rò rỉ hoặc xử lý trái phép dữ liệu), doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo:

• Thông báo cho cơ quan chức năng: Gửi Mẫu số 08 cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố.
• Thông báo cho chủ thể dữ liệu: Phải thông báo cho cá nhân bị ảnh hưởng về tính chất vụ việc và các biện pháp giảm thiểu thiệt hại đã triển khai.

Rủi ro pháp lý khi không tuân thủ

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định rõ các mức phạt trong trường hợp vi phạm:

• Phạt tới 5% doanh thu của năm tài chính trước đó đối với vi phạm về chuyển dữ liệu xuyên biên giới.
• Phạt tới 10 lần số lợi bất chính đối với hành vi mua bán dữ liệu cá nhân trái pháp luật .
• Mức phạt tối thiểu thường không thấp hơn 3 tỷ đồng ngay cả khi không xác định được doanh thu hoặc số lợi.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là câu chuyện của riêng bộ phận IT, mà là vấn đề quản trị rủi ro chiến lược của Ban lãnh đạo. Việc chuẩn hóa quy trình ngay từ hôm nay chính là cách tốt nhất để doanh nghiệp xây dựng niềm tin số và phát triển bền vững.

Việc tuân thủ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp khẳng định uy tín với khách hàng. Thấu hiểu những khó khăn về quy trình kỹ thuật và thủ tục hành chính, chúng tôi cung cấp gói giải pháp tuân thủ toàn diện bao gồm:

• Rà soát và Kiểm toán dữ liệu (Data Audit): Xác định các luồng dữ liệu, phân loại dữ liệu cơ bản và nhạy cảm để xây dựng bản đồ dữ liệu chính xác cho doanh nghiệp.
• Xây dựng Hệ thống tài liệu nội bộ: Soạn thảo Chính sách bảo vệ dữ liệu (Privacy Policy), Quy chế xử lý dữ liệu, mẫu văn bản đồng ý cho khách hàng và nhân sự, cùng các thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) với bên thứ ba.
• Thực hiện Hồ sơ báo cáo hành chính: Thay mặt doanh nghiệp lập và nộp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu (DPIA) và chuyển dữ liệu xuyên biên giới (TIA) lên cơ quan chức năng trong thời hạn 60 ngày theo quy định.
• Đào tạo và Hỗ trợ nhân sự DPO: Tư vấn tiêu chuẩn và đào tạo chuyên môn cho nhân sự bảo vệ dữ liệu (DPO) hoặc cung cấp dịch vụ DPO thuê ngoài đáp ứng đủ điều kiện về bằng cấp và kinh nghiệm.
• Ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu: Tư vấn quy trình xử lý khủng hoảng và thực hiện thông báo vi phạm cho cơ quan chức năng trong vòng 72 giờ để giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Liên hệ ngay với Luật LT VINA để được tư vấn lộ trình tuân thủ an toàn.

Lưu ý: Nội dung bài viết được xây dựng trên ý kiến tư vấn chuyên môn của Luật sư/Chuyên gia pháp lý thuộc Luật LT VINA, thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức của Luật sư do mỗi vụ việc cụ thể có đặc thù riêng hoặc các quy định pháp luật được viện dẫn có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc hết hiệu lực tại thời điểm Quý Khách hàng tiếp cận bài viết. Quý Khách hàng không nên tự ý áp dụng nội dung bài viết khi chưa có sự tư vấn chính thức của Luật sư.

Mọi thắc mắc và nhu cầu tư vấn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư qua số điện thoại: 0982.333.565 – 0373.424.646  hoặc Email: luatltvina@gmail.com để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.