Kể từ ngày 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPL) chính thức có hiệu lực, Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) đã trở thành yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với mọi tổ chức đóng vai trò là Bên Kiểm soát hoặc Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu. Việc thiết lập hồ sơ này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Pháp chế và Công nghệ thông tin để nhận diện rủi ro và xây dựng các biện pháp bảo mật tương ứng.
1. Đối tượng và phạm vi thực hiện DPIA
Theo quy định hiện hành, các đối tượng sau đây có nghĩa vụ lập hồ sơ DPIA:
- Bên Kiểm soát và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Phải lập, lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và gửi 01 bản chính cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên xử lý dữ liệu cá nhân
- Bên Xử lý dữ liệu cá nhân: thực hiện lập và lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo thỏa thuận với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân
Trường hợp miễn trừ: Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được miễn trừ nghĩa vụ này. Đối với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp, pháp luật cho phép lựa chọn không thực hiện trong 05 năm đầu, trừ khi đơn vị đó trực tiếp kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm quy mô lớn.
2. Hướng dẫn xây dựng hồ sơ
Hồ sơ DPIA phải được lập theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Nội dung cốt lõi của hồ sơ bao gồm các thành phần nghiệp vụ sau:
- Mô tả luồng dữ liệu (Data Flow): Chi tiết phương thức thu thập, lưu trữ, các hình thức xử lý và thời gian dự kiến xóa, hủy dữ liệu.
- Phân loại dữ liệu: Định danh rành mạch danh mục dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm (như thông tin tài chính, vị trí, hoặc lịch sử hoạt động trên không gian mạng).
- Đánh giá tác động và rủi ro: Phân tích các hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra đối với chủ thể dữ liệu và tổ chức.
- Biện pháp bảo vệ: Mô tả chi tiết các giải pháp kỹ thuật (mã hóa, khử nhận dạng, xác thực đa yếu tố) và biện pháp tổ chức quản lý (quy chế nội bộ, phân quyền truy cập).
3. Quy trình thẩm định tại Cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt lộ trình nộp và thẩm định hồ sơ để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh:
- Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải gửi một bản chính về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Phương thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, gửi qua đường bưu chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (baovedlcn.gov.vn).
- Quy trình đánh giá: Kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan chuyên trách sẽ tiến hành đánh giá và phản hồi về việc hồ sơ có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hay không trong vòng 15 ngày.
- Bổ sung hồ sơ: Trong trường hợp hồ sơ chưa hoàn thiện, doanh nghiệp có 30 ngày để thực hiện bổ sung các thông tin theo yêu cầu của cơ quan thẩm định.
4. Nghĩa vụ cập nhật hồ sơ định kỳ
Hồ sơ DPIA không phải là văn bản cố định. Doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Cập nhật định kỳ: Rà soát và cập nhật hồ sơ mỗi 06 tháng một lần để phản ánh đúng thực trạng xử lý dữ liệu.
- Cập nhật tức thời: Phải cập nhật ngay lập tức trong vòng 10 ngày nếu có các thay đổi lớn như tái cấu trúc doanh nghiệp, thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc thay đổi quy trình, công nghệ xử lý dữ liệu.
5. Chế tài đối với hành vi vi phạm
Việc không lập, không nộp hoặc nộp hồ sơ không đúng quy định sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Mức phạt tiền tối đa đối với tổ chức vi phạm các quy định về hồ sơ đánh giá tác động có thể lên đến 03 tỷ đồng.
Lập hồ sơ DPIA đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả kỹ thuật an ninh mạng lẫn tư duy quản trị rủi ro pháp lý. Với kinh nghiệm tư vấn tuân thủ cho nhiều doanh nghiệp lớn, Luật LT VINA chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói rà soát hệ thống và lập bản đồ luồng dữ liệu chuẩn pháp lý; Soạn thảo hồ sơ DPIA và Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, giải trình và làm việc trực tiếp với cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân để hoàn thiện thủ tục thẩm định trong thời gian ngắn nhất.
Việc tuân thủ không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp khẳng định uy tín với khách hàng. Thấu hiểu những khó khăn về quy trình kỹ thuật và thủ tục hành chính, Luật LT VINA cung cấp gói giải pháp tuân thủ toàn diện bao gồm:
- Rà soát và Kiểm toán dữ liệu (Data Audit): Xác định các luồng dữ liệu, phân loại dữ liệu cơ bản và nhạy cảm để xây dựng bản đồ dữ liệu chính xác cho doanh nghiệp.
- Xây dựng Hệ thống tài liệu nội bộ: Soạn thảo Chính sách bảo vệ dữ liệu (Privacy Policy), Quy chế xử lý dữ liệu, mẫu văn bản đồng ý cho khách hàng và nhân sự, cùng các thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) với bên thứ ba.
- Thực hiện Hồ sơ báo cáo hành chính: Thay mặt doanh nghiệp lập và nộp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu (DPIA) và chuyển dữ liệu xuyên biên giới (TIA) lên cơ quan chức năng trong thời hạn 60 ngày theo quy định.
- Đào tạo và Hỗ trợ nhân sự DPO: Tư vấn tiêu chuẩn và đào tạo chuyên môn cho nhân sự bảo vệ dữ liệu (DPO) hoặc cung cấp dịch vụ DPO thuê ngoài đáp ứng đủ điều kiện về bằng cấp và kinh nghiệm.
- Ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu: Tư vấn quy trình xử lý khủng hoảng và thực hiện thông báo vi phạm cho cơ quan chức năng trong vòng 72 giờ để giảm thiểu rủi ro pháp lý.
- Đại diện giải quyết tranh chấp: Tư vấn và tham gia bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp/ cá nhân trong các vụ việc khiếu nại, tố cáo hoặc kiện tụng liên quan đến xâm phạm dữ liệu.
Lưu ý: Nội dung bài viết được xây dựng trên ý kiến tư vấn chuyên môn của Luật sư/Chuyên gia pháp lý thuộc Luật LT VINA, thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức của Luật sư do mỗi vụ việc cụ thể có đặc thù riêng hoặc các quy định pháp luật được viện dẫn có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc hết hiệu lực tại thời điểm Quý Khách hàng tiếp cận bài viết. Quý Khách hàng không nên tự ý áp dụng nội dung bài viết khi chưa có sự tư vấn chính thức của Luật sư.
Mọi thắc mắc và nhu cầu tư vấn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư qua số điện thoại: 0982.333.565 – 0373.424.646 hoặc Email: luatltvina@gmail.com để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.