Doanh nghiệp đang thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng, người lao động, ứng viên, đối tác, nhà cung cấp, người dùng website/app, thành viên chương trình chăm sóc khách hàng có nghĩa đang thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp không thể xem đây chỉ là việc lưu thông tin khách hàng hay quản lý hồ sơ nhân sự như trước đây.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đã thiết lập khung pháp lý chặt chẽ đối với hoạt động thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân đảm bảo việc tuân thủ và mức phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm. Theo đó, Bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là việc riêng của doanh nghiệp công nghệ, ngân hàng hay bảo hiểm. Nhà hàng, spa, trung tâm ngoại ngữ, phòng khám, công ty thương mại, công ty dịch vụ, công ty tuyển dụng, sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp có website, fanpage, CRM, phần mềm nhân sự, cá nhân khác liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân… đều có thể thuộc nhóm phải rà soát và tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Vậy Doanh nghiệp cần làm gì?
1/ Xác định các loại dữ liệu cá nhân đang xử lý
Dữ liệu cá nhân có thể là họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, hình ảnh, số giấy tờ tùy thân, tài khoản số, thông tin tài chính, thông tin sức khỏe, vị trí, hành vi sử dụng dịch vụ… Trong đó, nhiều loại dữ liệu được xếp vào nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm và đòi hỏi biện pháp bảo vệ chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cần xác định được các loại dữ liệu mình xử lý và các hoạt động xử lý dữ liệu từ đó xâu dựng các chính sách, quy trình tuân thủ phù hợp.
2/ Xây dựng cơ sở xử lý dữ liệu hợp pháp
Sau khi rà soát việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu cá nhân… Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phải được sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu; sự đồng ý phải được lưu trữ, bảo đảm khả năng kiểm chứng được.
3/ Xây dựng bộ Chính sách, quy định, quy trình, biểu mẫu nội bộ.
Tuân thủ Bảo vệ dữ liệu cá nhân không phải chỉ cần một “Chính sách bảo mật” đăng trên website. Doanh nghiệp cần có các chính sách xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân; quy trình xin, ghi nhận, lưu trữ và rút lại sự đồng ý; quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu; xử lý dữ liệu người lao động, ứng viên, khách hàng; chuyển giao dữ liệu; áp dụng các biện pháp kỹ thuật, ứng phó sự cố; các thỏa thuận xử lý dữ liệu với bên thứ ba….Đảm bảo thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân và tuân thủ quy định pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.
4/ Chỉ định nhân sự hoặc bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân
Pháp luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra yêu cầu về đội ngũ Bộ phận/ Nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời yêu cầu nhân sự này phải đáp ứng điều kiện về trình độ, kinh nghiệm và được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật, kỹ năng chuyên môn. Đây là đội ngũ bắt buộc doanh nghiệp cần đảm bảo, Bộ phận/ cá nhân bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể do Doanh nghiệp chỉ định hoặc thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.
5/ Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục hành chính bắt buộc nếu thuộc trường hợp luật định.
Tùy theo tính chất hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, Doanh nghiệp phải lập và gửi Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân; nếu có chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới thì có thể phải lập thêm Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định cụ thể thành phần hồ sơ, biểu mẫu, thời hạn nộp và cơ chế cập nhật hồ sơ.
=> Các hành vi không tuân thủ đều được xem là vi phạm quy định về Bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro: bị xử phạt hành chính, bị yêu cầu dừng hoạt động xử lý hoặc chuyển dữ liệu, bị khiếu nại/khởi kiện, phải bồi thường thiệt hại, mất uy tín với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và gặp khó khăn khi bị thanh tra, kiểm tra… mức phạt tiền tối đa đối với một số hành vi vi phạm có thể lên đến 03 tỷ đồng, trường hợp vi phạm quy định chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có thể bị phạt đến 5% doanh thu của năm trước liền kề đối với tổ chức.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân trong Doanh nghiệp, với đội ngũ Luật sư chuyên môn, giàu kinh nghiệm, Luật LT VINA luôn đồng hành cùng Doanh nghiệp trong việc kiểm soát rủi ro, đánh giá tuân thủ, xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc, hiệu quả cho Doanh nghiệp.
Luật LT VINA cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện về bảo vệ dữ liệu cá nhân, thiết kế phù hợp với thực tiễn vận hành của từng doanh nghiệp:
* Dịch vụ Luật sư rà soát, đánh giá tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân; rà soát, xây dựng hoàn thiện bộ khung chính sách, quy định, quy trình, biểu mẫu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và văn bản hướng dẫn thi hành.
* Tư vấn, rà soát, hướng dẫn, hoàn thiện, nộp/đại diện nộp bộ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.
* Đào tạo nhận thức chung về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức, trang bị kiến thức pháp luật, vận dụng pháp luật trên thực tế khi tiếp xúc, thu thập, chuyển giao, xử lý dữ liệu cá nhân, xử lý sự cố, rủi ro, công tác phòng, chống họat động xâm phạm dữ liệu cá nhân. * Đào tạo chuyên sâu về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Hướng dẫn triển khai, vận dụng chính sách, quy định, quy trình nội bộ; Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung chính sách, quy trình, biểu mẫu nội bộ; Nắm bắt, chủ động thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; Đào tạo pháp lý chuyên sâu về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo lĩnh vực
Lưu ý: Nội dung bài viết được xây dựng trên ý kiến tư vấn chuyên môn của Luật sư/Chuyên gia pháp lý thuộc Luật LT VINA, thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức của Luật sư do mỗi vụ việc cụ thể có đặc thù riêng hoặc các quy định pháp luật được viện dẫn có thể đã được sửa đổi, bổ sung hoặc hết hiệu lực tại thời điểm Quý Khách hàng tiếp cận bài viết.
Quý Khách hàng không nên tự ý áp dụng nội dung bài viết khi chưa có sự tư vấn chính thức của Luật sư. Mọi thắc mắc và nhu cầu tư vấn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư qua số điện thoại: 0982.333.565 (Ls Thủy) – 0373.424.646 (Ls Loan) hoặc Email: luatltvina@gmail.com để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.