NGƯỜI LAO ĐỘNG YÊU CẦU RÚT LẠI SỰ ĐỒNG Ý XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN – DOANH NGHIỆP ĐÃ CÓ QUY TRÌNH XỬ LÝ CHƯA?
Trong quá trình tuyển dụng, quản lý và sử dụng lao động, doanh nghiệp thường thu thập, lưu trữ và xử lý rất nhiều dữ liệu cá nhân của người lao động: hồ sơ nhân sự, căn cước, thông tin tài khoản ngân hàng, mã số thuế, thông tin người phụ thuộc, dữ liệu chấm công, camera, định vị, dữ liệu sinh trắc học, thông tin sức khỏe, đánh giá hiệu suất, kỷ luật lao động…
Nếu người lao động gửi yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào?
Ảnh minh họa. Doanh nghiệp đã có quy trình xử lý yêu cầu rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân?
Đây không còn là tình huống “xử lý linh hoạt theo kinh nghiệm nhân sự”, mà là một quyền pháp lý của chủ thể dữ liệu cá nhân. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, chủ thể dữ liệu có quyền đồng ý, không đồng ý và yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân. Khi nhận được yêu cầu hợp lệ, doanh nghiệp phải tiếp nhận, phản hồi và xử lý theo đúng thời hạn, đúng phạm vi, đúng căn cứ pháp luật.
Vậy có phải mọi yêu cầu rút lại sự đồng ý đều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu của người lao động?
Trong quan hệ lao động, nhiều dữ liệu doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục xử lý để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, nghĩa vụ theo hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thuế, kế toán, quản lý hồ sơ lao động, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, kỷ luật lao động hoặc thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy, điều quan trọng nhất không phải là “xóa ngay dữ liệu” hay “từ chối ngay yêu cầu”, mà là doanh nghiệp phải có quy trình nội bộ rõ ràng để đánh giá từng yêu cầu của chủ thể dữ liệu, để đảm bảo việc xử lý yêu cầu tuân thủ quy định pháp luật.
Nếu doanh nghiệp không có quy trình, rủi ro có thể phát sinh ở nhiều cấp độ: xử lý yêu cầu chậm; phản hồi không đúng căn cứ; xóa dữ liệu cần lưu theo luật; tiếp tục xử lý dữ liệu không còn cơ sở hợp pháp; không chứng minh được sự đồng ý hoặc việc rút lại sự đồng ý; phát sinh khiếu nại của người lao động; vi phạm không bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân.
Để không bị động trong các tình huống tương tự, Doanh nghiệp cần:
1/ Rà soát toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, từ tuyển dụng, ký hợp đồng, chấm công, tính lương, bảo hiểm, đánh giá hiệu suất, quản lý camera, quản lý thiết bị, email công việc, phần mềm nội bộ đến lưu trữ hồ sơ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động;
2/ Thực hiện phân loại dữ liệu nào được xử lý trên cơ sở sự đồng ý, dữ liệu nào được xử lý để thực hiện hợp đồng lao động, nghĩa vụ pháp lý hoặc căn cứ hợp pháp khác.
3/ Đồng thời rà soát quy định về tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân dữ liệu cá nhân, đảm bảo có đủ quy định, quy trình thực hiện quyền của chủ thể Dữ liệu cá nhân.
Một bộ hồ sơ tuân thủ không chỉ là “mẫu văn bản xin đồng ý”, mà phải là hệ thống đồng bộ gồm: chính sách, quy định, quy trình, biểu mẫu, phân công trách nhiệm nội bộ và cơ chế phối hợp với các bên liên quan.
Việc chuẩn hóa quy trình đúng quy định giúp doanh nghiệp vừa bảo vệ quyền của người lao động, vừa bảo vệ chính doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý trong quản trị nhân sự.
Luật LT VINA cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện về bảo vệ dữ liệu cá nhân, thiết kế phù hợp với thực tiễn vận hành của từng doanh nghiệp:
* Dịch vụ Luật sư rà soát, đánh giá tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân; rà soát, xây dựng hoàn thiện bộ khung chính sách, quy định, quy trình, biểu mẫu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và văn bản hướng dẫn thi hành.
* Tư vấn, rà soát, hướng dẫn, hoàn thiện, nộp/đại diện nộp bộ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.
* Đào tạo nhận thức chung về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức, trang bị kiến thức pháp luật, vận dụng pháp luật trên thực tế khi tiếp xúc, thu thập, chuyển giao, xử lý dữ liệu cá nhân, xử lý sự cố, rủi ro, công tác phòng, chống họat động xâm phạm dữ liệu cá nhân.
* Đào tạo chuyên sâu về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Hướng dẫn triển khai, vận dụng chính sách, quy định, quy trình nội bộ; Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung chính sách, quy trình, biểu mẫu nội bộ; Nắm bắt, chủ động thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; Đào tạo pháp lý chuyên sâu về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo lĩnh vực hoạt động.